A kockázatfigyelés csak a kezdet
Az ellátási lánc csapatai figyelmeztetéseket kaphatnak időjárásról, szállításról, beszállítói műveletekről, pénzügyi aggályokról, szankciókról, minőségről, kiberincidensekről és egyéb zavarokról. Az elérhető jelek száma sokkal gyorsabban nőhet, mint amennyit a csapat képes kivizsgálni.
Az ellátási lánc kockázatkezelési szoftverének segítenie kell az embereket annak eldöntésében, hogy mely figyelmeztetések érdemelnek figyelmet. Ehhez több kell, mint egy súlyossági címke. A csapatnak meg kell értenie a forrást, az érintett beszállítót vagy helyet, a műveletekkel való lehetséges kapcsolatot és a válaszadásra rendelkezésre álló időt.
Relevancia és expozíció szerinti osztályozás
Előfordulhat, hogy súlyos külső eseménynek nincs köze a céghez, míg egy szerény szállítói probléma a sürgős megrendelést érintheti. A hasznos osztályozás ezért egyesíti a jelminőséget az üzleti környezettel.
Az első kérdés az, hogy a figyelmeztetés a megfelelő szervezetre, helyszínre, útvonalra vagy anyagra vonatkozik-e. A második az, hogy mely megrendelések, dátumok, helyszínek vagy vevői kötelezettségvállalások kapcsolhatók össze. A harmadik az, amit ellenőrizni kell, mielőtt a csapat eldöntheti, hogy eszkalálják, figyelik vagy lezárják az ügyet.
Ez a megközelítés elkülöníti a lehetséges expozíciót a megerősített hatástól. Azt is megakadályozza, hogy egy átláthatatlan kockázati pontszám helyettesítse a szakmai megítélést.
Őrizze meg a figyelmeztetés mögötti bizonyítékokat
Minden vizsgálatot a rendelkezésre álló forrással kell kezdeni. Az iratnak meg kell őriznie, hogy ki publikálta vagy küldte, mikor figyelték meg, milyen szervezetet vagy helyet nevez meg, és mit jelent valójában.
A másodlagos jelentések, a beszállítói válaszok, a belső adatok és a kollégák megfigyelései kontextust adhatnak. Meg kell őrizni őket, hogy a lektorok láthassák, honnan származott a következtetés, és hogy változtak-e az információk.
A bizonyíték minősége befolyásolja a választ. Egy ellenőrizetlen jelentés indokolhatja a beszállítói kérdést, míg a megerősített működési értesítés azonnali egyeztetést igényelhet egy meghatározott folyamaton keresztül.
A következő döntés hozzárendelése
Egy kockázatos esethez felelős személyre és konkrét kérdésre van szükség. „A beszállítói kockázat monitorozása” túl tág a cselekvés irányításához. „Ellenőrizze, hogy a brnói telephely működik-e, és hogy a 7741-es rendelés az ütemezés szerint marad-e” egyértelmű eredményt és felülvizsgálati pontot ad a felelős személynek.
A következő lépés magában foglalhatja a beszállítói kapcsolatfelvételt, a belső készletellenőrzést, az útvonal áttekintését vagy a tervezésre, minőségre, logisztikára, biztonságra vagy vezetésre való kiterjesztést. A felelős funkció továbbra is felelős a saját területén hozott döntésért.
Koordinálja a választ a kontextus elvesztése nélkül
Az ellátási lánc válasza gyakran több csapaton is átmegy. A beszerzés ismerheti a beszállítói kapcsolatot, a tervezés megértheti a rendelés időzítését, a logisztika ismerheti az útvonalat, a vezetés pedig eldöntheti, hogyan kommunikáljon az ügyfelekkel.
A megosztott nyomozási jegyzőkönyv tartja összekapcsolva ezeket a hozzájárulásokat. A tettek, dokumentumok, beszállítói válaszok, feltételezések, státuszváltozások és döntések láthatóak maradnak, ahogy a felelősség az emberek között mozog. Ez csökkenti annak szükségességét, hogy az eseményt külön üzenetekből és fájlokból rekonstruálják.
Szándékosan zárja le az ügyeket
Egy ügy lezárható, mert a figyelmeztetés irreleváns volt, a kapcsolat helytelen volt, a szállító megerősítette a normál működést, vagy a csapat egy meghatározott választ adott. Az okot az azt alátámasztó bizonyítékokkal együtt rögzíteni kell.
A bezárás hasznos tanulást is teremt. Az ismételt bizonytalanság feltárhat hiányzó telephelyadatokat, nem egyértelmű felelősséget, gyenge szállítói kapcsolattartási információkat vagy olyan döntést, amely jobb belső folyamatot igényel. Ezek a fejlesztések jobban megvalósíthatók, mint egyszerűen megszámolni, hány riasztást dolgoztak fel.
Milyen kockázatot nem vállalhatnak a szoftverek
Egyetlen termék sem képes azonosítani minden zavart, ismerni minden szállítói kapcsolatot, vagy előre jelezni minden működési eredményt. A külső források hiányosak vagy késleltettek lehetnek, a belső kontextus pedig idővel változik.
A kockázati szoftvernek láthatóvá kell tennie ezeket a limiteket. Támogatnia kell az ellenőrzést, bizonytalanságot kell mutatnia, és az embereket felelősségre kell vonnia az anyagi döntésekért. Nem helyettesítheti a tervezést, a tranzakció végrehajtását, a mérnöki jóváhagyást, a minőségbiztosítási hatóságot, a biztonsági választ vagy a jogi és szabályozói döntéseket.
Hogyan támogatja az adelvy a kockázati csoportokat
Az Az adelvy fókuszált munkaterületet biztosít a figyelmeztetésről a felelősségre vonásra való áttéréshez. A csapatok áttekinthetik a jelet, összekapcsolhatják a beszállítót és a működési környezetet, azonosíthatják a lehetséges expozíciót, hozzárendelhetik a műveleteket, és megőrizhetik a bizonyítékokat és a döntési előzményeket.
A termék különösen fontos a lean csapatok számára, amelyek jelenleg koordinálják az ellátási lánc vizsgálatát postafiókokon, táblázatokon és megbeszéléseken keresztül. Következetes módot ad nekik, hogy lássák, mi ismert, mi marad nyitva, és kié a következő lépés.
Kezdje egy valós kockázatot jelentő kérdéssel
Válasszon egy olyan figyelmeztetési típust, amely rendszeresen kézi koordinációt hoz létre. Kövesse a reprezentatív vagy jóváhagyott kontextust a forrás áttekintésétől kezdve az expozíció ellenőrzésén, a felelősségvállaláson, a válaszadáson és a lezáráson keresztül. A hasznos eredmény egy olyan munkafolyamat, amelyet a csapat megérthet és működtethet, nem pedig annak ígérete, hogy a szoftver megszünteti az ellátási lánc bizonytalanságát.