Η παρακολούθηση κινδύνων είναι μόνο η αρχή
Οι ομάδες της εφοδιαστικής αλυσίδας μπορούν να λαμβάνουν προειδοποιήσεις σχετικά με τον καιρό, τις μεταφορές, τις λειτουργίες προμηθευτών, τις οικονομικές ανησυχίες, τις κυρώσεις, την ποιότητα, τα συμβάντα στον κυβερνοχώρο και άλλες διακοπές. Ο αριθμός των διαθέσιμων σημάτων μπορεί να αυξηθεί πολύ πιο γρήγορα από την ικανότητα της ομάδας να τα διερευνήσει.
Το λογισμικό διαχείρισης κινδύνου αλυσίδας εφοδιασμού θα πρέπει να βοηθά τους ανθρώπους να αποφασίζουν ποιες προειδοποιήσεις αξίζουν προσοχή. Αυτό απαιτεί κάτι περισσότερο από μια ετικέτα σοβαρότητας. Η ομάδα πρέπει να κατανοήσει την πηγή, τον προμηθευτή ή την τοποθεσία που εμπλέκεται, την πιθανή σχέση με τις δραστηριότητές της και τον διαθέσιμο χρόνο για να απαντήσει.
Διαλογή κατά συνάφεια και έκθεση
Ένα σοβαρό εξωτερικό συμβάν μπορεί να μην έχει σχέση με την εταιρεία, ενώ ένα μέτριο ζήτημα προμηθευτή μπορεί να επηρεάσει μια επείγουσα παραγγελία. Επομένως, η χρήσιμη διαλογή συνδυάζει την ποιότητα του σήματος με το επιχειρηματικό πλαίσιο.
Το πρώτο ερώτημα είναι εάν η προειδοποίηση αναφέρεται στη σωστή οργάνωση, τοποθεσία, διαδρομή ή υλικό. Το δεύτερο είναι ποιες παραγγελίες, ημερομηνίες, τοποθεσίες ή δεσμεύσεις πελατών ενδέχεται να συνδέονται. Το τρίτο είναι τι πρέπει να επαληθευτεί προτού η ομάδα αποφασίσει εάν θα κλιμακώσει, θα παρακολουθήσει ή θα κλείσει την υπόθεση.
Αυτή η προσέγγιση διατηρεί την πιθανή έκθεση ξεχωριστή από την επιβεβαιωμένη επίδραση. Αποτρέπει επίσης μια αδιαφανή βαθμολογία κινδύνου να αντικαταστήσει την επαγγελματική κρίση.
Διατηρήστε τα στοιχεία πίσω από την προειδοποίηση
Κάθε έρευνα πρέπει να ξεκινά με τη διαθέσιμη πηγή. Το αρχείο θα πρέπει να διατηρεί ποιος το δημοσίευσε ή το έστειλε, πότε παρατηρήθηκε, ποιον οργανισμό ή τοποθεσία ονομάζει και τι δηλώνει πραγματικά.
Οι δευτερεύουσες αναφορές, οι απαντήσεις προμηθευτών, τα εσωτερικά δεδομένα και οι παρατηρήσεις των συναδέλφων μπορούν να προσθέσουν περιεχόμενο. Θα πρέπει να εξακολουθήσουν να αποδίδονται, ώστε οι αναθεωρητές να μπορούν να δουν από πού προέκυψε το συμπέρασμα και εάν οι πληροφορίες έχουν αλλάξει.
Η ποιότητα των αποδεικτικών στοιχείων επηρεάζει την απόκριση. Μια μη επαληθευμένη αναφορά μπορεί να δικαιολογεί μια ερώτηση προμηθευτή, ενώ μια επιβεβαιωμένη επιχειρησιακή ειδοποίηση μπορεί να απαιτεί άμεσο συντονισμό μέσω μιας καθιερωμένης διαδικασίας.
Αναθέστε την επόμενη απόφαση
Μια υπόθεση κινδύνου χρειάζεται ένα υπεύθυνο άτομο και μια συγκεκριμένη ερώτηση. Η "παρακολούθηση του κινδύνου προμηθευτή" είναι πολύ ευρεία για να καθοδηγήσει τη δράση. "Επιβεβαιώστε εάν η τοποθεσία του Brno λειτουργεί και εάν η παραγγελία 7741 παραμένει εντός χρονοδιαγράμματος" παρέχει στον υπεύθυνο ένα σαφές αποτέλεσμα και ένα σημείο ελέγχου.
Το επόμενο βήμα μπορεί να περιλαμβάνει επαφή με τον προμηθευτή, έναν εσωτερικό έλεγχο αποθέματος, μια αναθεώρηση διαδρομής ή κλιμάκωση στον σχεδιασμό, την ποιότητα, την επιμελητεία, την ασφάλεια ή την ηγεσία. Η υπεύθυνη λειτουργία παραμένει υπόλογη για την απόφαση εντός της περιοχής της.
Συντονίστε την απόκριση χωρίς να χάσετε το πλαίσιο
Η απόκριση της εφοδιαστικής αλυσίδας συχνά διασχίζει πολλές ομάδες. Η αγορά μπορεί να γνωρίζει τη σχέση προμηθευτή, ο σχεδιασμός μπορεί να κατανοεί το χρονοδιάγραμμα της παραγγελίας, η εφοδιαστική μπορεί να γνωρίζει τη διαδρομή και η ηγεσία μπορεί να αποφασίσει πώς να επικοινωνήσει με τους πελάτες.
Ένα κοινό αρχείο έρευνας διατηρεί αυτές τις συνεισφορές συνδεδεμένες. Ενέργειες, έγγραφα, απαντήσεις προμηθευτών, υποθέσεις, αλλαγές κατάστασης και αποφάσεις παραμένουν ορατές καθώς η ευθύνη μετατοπίζεται μεταξύ των ανθρώπων. Αυτό μειώνει την ανάγκη ανασύνθεσης του συμβάντος από ξεχωριστά μηνύματα και αρχεία.
Κλείστε τις υποθέσεις σκόπιμα
Μια υπόθεση μπορεί να κλείσει επειδή η προειδοποίηση ήταν άσχετη, η σχέση ήταν εσφαλμένη, ο προμηθευτής επιβεβαίωσε την κανονική λειτουργία ή η ομάδα ολοκλήρωσε μια καθιερωμένη απάντηση. Ο λόγος πρέπει να καταγράφεται με τα στοιχεία που τον υποστηρίζουν.
Το κλείσιμο δημιουργεί επίσης χρήσιμη μάθηση. Η επαναλαμβανόμενη αβεβαιότητα μπορεί να αποκαλύψει δεδομένα τοποθεσίας που λείπουν, ασαφή ευθύνη, αδύναμα στοιχεία επικοινωνίας προμηθευτή ή μια απόφαση που απαιτεί καλύτερη εσωτερική διαδικασία. Αυτές οι βελτιώσεις είναι πιο εφαρμόσιμες από την απλή καταμέτρηση πόσων ειδοποιήσεων υποβλήθηκαν σε επεξεργασία.
Ποιο λογισμικό κινδύνου δεν πρέπει να ισχυρίζεται
Κανένα προϊόν δεν μπορεί να αναγνωρίσει κάθε διακοπή, να γνωρίζει κάθε σχέση προμηθευτή ή να προβλέψει κάθε λειτουργικό αποτέλεσμα. Οι εξωτερικές πηγές μπορεί να είναι ελλιπείς ή καθυστερημένες και το εσωτερικό πλαίσιο αλλάζει με την πάροδο του χρόνου.
Το λογισμικό κινδύνου θα πρέπει να κάνει ορατά αυτά τα όρια. Θα πρέπει να υποστηρίζει την επαλήθευση, να δείχνει αβεβαιότητα και να κρατά τους ανθρώπους υπεύθυνους για υλικές αποφάσεις. Δεν θα πρέπει να αντικαθιστά τον σχεδιασμό, την εκτέλεση συναλλαγών, την έγκριση μηχανικής, την αρχή ποιότητας, την απόκριση ασφαλείας ή νομική και κανονιστική κρίση.
Πώς η adelvy υποστηρίζει τις ομάδες κινδύνου
Το adelvy παρέχει έναν εστιασμένο χώρο εργασίας για μετάβαση από την προειδοποίηση στην υπεύθυνη απάντηση. Οι ομάδες μπορούν να ελέγξουν το σήμα, να συνδέσουν τον προμηθευτή και το λειτουργικό πλαίσιο, να εντοπίσουν πιθανή έκθεση, να αναθέσουν ενέργειες και να διατηρήσουν τα στοιχεία και το ιστορικό αποφάσεων.
Το προϊόν είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ομάδες που συντονίζουν επί του παρόντος τις έρευνες της εφοδιαστικής αλυσίδας μέσω εισερχομένων, υπολογιστικών φύλλων και συσκέψεων. Τους δίνει έναν συνεπή τρόπο να δουν τι είναι γνωστό, τι παραμένει ανοιχτό και σε ποιον ανήκει το επόμενο βήμα.
Ξεκινήστε με μια ερώτηση πραγματικού κινδύνου
Επιλέξτε έναν τύπο προειδοποίησης που δημιουργεί τακτικά χειροκίνητο συντονισμό. Ακολουθήστε αντιπροσωπευτικό ή εγκεκριμένο πλαίσιο από την αναθεώρηση πηγής μέσω του ελέγχου έκθεσης, της ευθύνης, της απάντησης και του κλεισίματος. Το χρήσιμο αποτέλεσμα είναι μια ροή εργασίας που η ομάδα μπορεί να κατανοήσει και να λειτουργήσει, όχι μια υπόσχεση ότι το λογισμικό θα αφαιρέσει την αβεβαιότητα της εφοδιαστικής αλυσίδας.